i-Automate Kurs/Event är en applikation för automation av kurs och event anmälningar. Lösningen integrerar, automatiserar och dokumenteras processen så att administratören kan fokusera på deltagarna. Lösningen är baserad på SuperOffice prisbelönta ärendehanteringssystem.

Bakgrund

Låt administratörerna fokusera på deltagarna!

Anmälningar till kurser och events görs ofta med formulär kopplat till en mailbox. Deltagaren fyller i sina uppgifter på kurs/event sidan och sedan får administratören ett mail till sin inbox. Det blir snabbt rörigt att hålla reda på alla deltagare och deras status, vilka kurser som är fulla, utskick till deltagarna för att inte tala om statistik och uppföljning. Processen kan beskrivas med följande förenklade flödesschema:

.

Lösning

Automatisera kurs anmälning och återkoppling!

Det är en linjär process som lämpar sig väl för ökad automation och behöver inte vara mer komplex än så här:

De steg som tidigare sköttes av en administratör kan automatiseras. Kurs/event-sidan uppdateras automatiskt när kurs/event katalogen skapas. Anmälningarna samlas och organiseras automatiskt. När kursen/eventen är full stängs anmälan. Information om deltagare sparas så man kan se vilka olika kurser/events denne deltagit på och nya utskick kan göras till utvalda grupper.

 

 

 

Fördelar

All kommunikation dokumenteras av systemet!

Administratören får tid över till andra uppgifter som att marknadsföra och fylla kurserna/eventen. Deltagarna får snabb och problemfri registrering. All kommunikation och information dokumenteras av systemet och det är lätt att se vad som tidigare gjorts och vad som behöver göras.